Wij denken dat vrijwillig reisbegeleider bij Dolfijn zijn het allerleukste vrijwilligerswerk is. We geloven dat je blij wordt van andere mensen een plezier doen en dat is het doel van het vrijwilligerswerk als Dolfijn reisbegeleider. Het begeleiden van een Dolfijn reis is leuk, maar ook inspannend. Het ene moment loop je polonaise of zit je met de groep gezellig te eten en het andere moment ben je een probleem aan het oplossen. De kern van het begeleiden is dat je de reizigers een supervakantie bezorgt. Daarbij moet je soms jouw eigen voorkeur of mening opzij zetten, de reiziger staat centraal.

Je wordt echter niet zomaar begeleider bij Dolfijn. Hieronder lees je waar je aan moet voldoen, hoe je je aan kunt melden en hoe het dan verder gaat. Heb je n.a.v. deze informatie nog vragen, schroom niet om ons te bellen of te mailen!

Laten we maar direct met de deur in huis vallen en de eisen om begeleider te worden op een rijtje zetten. Je kunt reisbegeleider worden als je:
  • bij aanmelding minimaal 20 jaar en maximaal 65 jaar bent (als je eenmaal begeleider bent, mag je blijven begeleiden tot het einde van het jaar dat je 70 wordt, daarna ga je verplicht met ‘Dolfijnpensioen’). 
  • een goede lichamelijke en geestelijke gezondheid en een minimaal redelijke conditie hebt (je maakt soms lange dagen). 
  • tegen een stootje kunt (opmerkingen van reizigers en feedback van je collega's).
  • minimaal een week beschikbaar bent in de periode juni t/m september (hoe langer je beschikbaar bent, des te groter is de kans dat je ingedeeld wordt). De meeste reizen worden in juli en augustus uitgevoerd. 
  • het leuk vindt om in een team te werken en je zo nodig ook neer kunt leggen bij een meerderheidsbesluit. 
  • humor hebt, flexibel, maar ook consequent kan zijn. 
  • je goed kunt uiten in de Nederlandse taal in woord en schrift.
Zoals je ziet, vragen we geen diploma’s of specifieke ervaringen, maar we vragen wel inzet waar je dan weer heel veel voor terug krijgt. Voor busjesreizen vragen we wel ervaring in het rijden in een 9-persoons busje.
Wij hechten veel waarde aan de kwaliteit van onze begeleiders. Onze begeleiders zijn het belangrijkste onderdeel van de reis!
Daarom stellen wij als voorwaarden: 
  • Een verplichte Verklaring Omtrent Gedrag (VOG). Als je je aangemeld hebt en je hebt de bijeenkomst nieuwe begeleiders bijgewoond, maakt Dolfijn een vooraanvraag voor een VOG voor jou. Na onze aanvraag krijg je een mail van Justis die je moet opvolgen, daarin moet je inloggen met je DigiD. Je krijgt dan enkele weken later een papieren VOG over de post van het ministerie van Justitie. Die papieren versie stuur je op naar Dolfijn.
  • Voordat je je eerste reis doet, ben je verplicht om twee verklaringen te tekenen. Ten eerste de vrijwilligersovereenkomst waarin wij verwijzen naar reglementen over o.a. omgang, privacy en declaratiebeleid. Ook teken je een geheimhoudingsverklaring. Daarmee volgen wij de AVG (privacywetgeving) omdat wij privacybewaking erg belangrijk vinden.
  • Je volgt minimaal 1 instructieve bijeenkomst per 4 jaar (meer mag). Wij organiseren regelmatig trainingen en workshop over: coördineren, financiën, reisverslag maken, evalueren, calamiteiten, autisme, busjes rijden enz. 
  • Je bent aanwezig bij de voorbereidende teamvergadering waarin de reis voorbereid wordt. 
  • Je stuurt evaluaties en eventueel andere stukken binnen de daarvoor geldende termijn terug. 
Aanmeldprocedure
Met het aanmeldingsformulier meld je je aan. Als wij jouw formulier ontvangen hebben, krijg je snel bericht met informatie over de verdere gang van zaken. We melden daarin in elk geval wanneer de volgende bijeenkomst voor nieuwe begeleiders is. Het bijwonen van zo’n bijeenkomst is een verplichting. Wij zetten in principe nooit begeleiders in die wij niet ontmoet hebben. 
Na het goed doorlopen van de bijeenkomst voor nieuwe begeleiders krijg je van ons een link waarmee je jouw Dolfijn Portal kunt activeren. Je maakt zelf een wachtwoord aan en vanaf dat moment heb je toegang tot allerlei informatie en (later) de reisgegevens. 
Verder vul je een formulier beschikbaarstelling in. Op basis van die gegevens gaan wij je proberen in te delen op een reis. Je kunt geen reis uitkiezen!

Indeling op een reis
Vanaf december gaan wij de teams indelen. Een team bestaat uit een coördinator en een of meer begeleiders. Er zijn teams van 2, 3, 4, 5, 6 en 7 personen (afh. van de groepsgrootte). Een coördinator is ook een vrijwilliger, maar hij of zij is de contactpersoon en ons aanspreekpunt van de reis. De coördinator neemt ook initiatief voor de voorbereiding en zal meestal met een aantal voorstellen komen m.b.t. kamerindeling, programma e.d.
Als je ingedeeld bent in een team, krijg je een toewijzing via de mail. Daarin vragen we je o.a. om akkoord te gaan, te verklaren dat je de info gelezen hebt, of nog gaat lezen en of je een korte kennismakingstekst wilt schrijven. Die tekst gaan wij gebruiken in het kennismakingsblad voor de reizigers. Vanaf het moment van toewijzing kun je de gegevens van ‘jouw’ reis op de Portal vinden. Wij zetten daar vanaf februari stap voor stap de gegevens op van de zomerreizen. Na 8 weken na terugkomst verdwijnen die gegevens automatisch van de Portal, dan moet de reis namelijk helemaal afgewikkeld zijn. 

Voorbereiding en afwikkeling van de reis
Voorafgaand aan de reis komt het begeleidersteam bij elkaar om de reis voor te bereiden. Daarin worden alle bijzonderheden doorgenomen m.b.t. de reizigers, het programma en worden afspraken gemaakt over de taakverdeling. Te verdelen taken zijn bijv: zakgeldbeheer, algemene financiën beheer, medicijnbeheer (geen specifieke kennis nodig), reisverslag maken enz. Verder is deze bijeenkomst bedoeld om kennis te maken met elkaar en van elkaar te horen waar jouw sterke en minder sterke punten liggen, of je een ochtend- of avondmens bent enz. enz.
Tijdens de reis wordt een actieve houding van je verwacht, maar ook dat je voldoende rust neemt, zodat je de hele reis actief kunt zijn.
Tijdens de reis neemt het team dagelijks de reizigers, het programma en het team door, wat gaat goed, wat kan beter?
Na afloop wordt de reis geëvalueerd (schriftelijk) en kan aan je gevraagd worden te helpen bij de afwikkeling (thuissituaties van reizigers bellen, maken reisverslag). Je stuurt ook je eigen evaluatie en eventuele declaraties in. Reisgerelateerde kosten mogen volgens de regeling declaratie bij ons gedeclareerd worden (zie verder).

Zin in? Snel aanmelden! 

Vul het formulier zo volledig mogelijk in, vergeet niet een (pas)foto te uploaden.
Doe dit zo snel mogelijk!
Als wij jouw aanmelding binnen hebben, controleren we deze en -als er geen bezwaren zijn- nemen we je op in ons begeleidersbestand en nodigen je uit voor een bijeenkomst voor nieuwe begeleiders. Vanaf dat moment ontvang je alle mailings. Voor meer informatie bel je 0174-270412 (begeleiderszaken). 

Privacy
Als je je aanmeldt als vrijwillig reisbegeleider nemen wij de door jou opgegeven gegevens op in ons begeleidersbestand. Jouw gegevens worden alleen gebruikt voor reisgerelateerde zaken. Dat houdt in dat wij NOOIT gegevens van reisbegeleiders doorgeven aan reizigers of hun thuissituaties, tenzij de reisbegeleider in kwestie daarvoor toestemming geeft.
Wij geven indien nodig wel gegevens als naam, geboortedatum, adres en telefoonnummer door aan touroperators, accommodatieverstrekkers, vervoerders, verzekeraars en andere reisbegeleiders.
Als reisbegeleider is het niet toegestaan gegevens van reizigers, reisbegeleiders of andere gegevens via Dolfijn Vakanties verkregen aan derden te doen toekomen. Na afloop van de reis ben je verplicht om alle in jouw bezit zijnde privacy gevoelige gegevens te vernietigen en van je computer e.d. af te halen.

Bijeenkomsten voor nieuwe begeleiders
Op maximaal 4 zaterdagen per jaar organiseren wij bijeenkomsten voor nieuwe begeleiders. Je wordt voor een van deze bijeenkomsten uitgenodigd. Het bijwonen van zo’n bijeenkomst is een voorwaarde voor het toegewezen krijgen van een reis. Ook begeleiders die al eerder bij andere organisaties reizen hebben begeleid, zijn verplicht een bijeenkomst voor nieuwe begeleiders bij te wonen. Voor Dolfijn ben je immers nieuw.
Het programma van zo’n bijeenkomst ziet er als volgt uit: Je wordt tussen 10.00 uur en 10.45 uur verwacht. Na binnenkomst heb je een 5-10 minuten durend gesprekje met een van de selectors. Tijdens dit gesprek wordt bekeken of jouw verwachtingen overeenkomen met wat Dolfijn van je vraagt en je te bieden heeft.
Vervolgens:
11:00 uur plenaire opening, korte kennismaking, toelichting op het programma, de organisatie Dolfijn, werkwijze, doelstelling etc.
11:15 uur de reizigers (de doelgroep) de reizen (uitvoering, doelstelling) wat kan wel en wat kan niet?
11:30 uur subgroep (ongeveer 8 personen); De voorbereiding van een reis, taken, voorbespreking etc.
12:30 uur lunch
13:30 uur subgroep: De uitvoering en afwikkeling van de reis, wat kun je tegenkomen?
15:15 uur afsluiting en laatste vragen 
15:30 uur einde bijeenkomst
Mocht tijdens de bijeenkomst op enig moment het oordeel van de selectors zijn dat we met een begeleider niet verder moeten gaan, dan zullen we dat zoveel mogelijk tijdens of direct na de bijeenkomst met die begeleider bespreken. Het kan ook zijn dat dit pas na de evaluatie duidelijk wordt, dan sturen we desbetreffende begeleider schriftelijk bericht. Aan het einde van de bijeenkomst krijg je het Handboek voor Dolfijn reisbegeleiding mee.

Andere bijeenkomsten
Naast de bijeenkomsten voor nieuwe reisbegeleiders organiseren wij ook trainingen voor nieuwe coördinatoren. Hier worden nieuwe coördinatoren op hun rol als coördinator voorbereid. Daarnaast organiseren wij jaarlijks een Begeleidersdag en andere trainingen en workshops. Begeleiders krijgen automatisch bericht van de bijeenkomsten. Als begeleider draai je mee in de Permanente Educatie. Dat houdt in dat je verplicht eens in de 4 jaar minimaal 1 instructieve bijeenkomst (Begeleidersdag telt niet mee) bijwoont. De reiskosten naar deze bijeenkomst mag je declareren. In de praktijk wonen de meeste begeleiders meer bijeenkomsten bij in 4 jaar. Dat mag natuurlijk ook, sterker nog, dat stellen wij zeer op prijs!
Declaraties en verzekering
Voor het begeleiden van de reizen krijg je geen vergoeding. Bij de papieren die je m.b.t. de reis krijgt, zit wel een declaratieformulier. Hiermee kun je reisgerelateerde kosten declareren. Bij reisgerelateerde kosten (zie ook Handboek), kun je denken aan bijv.
  • reiskosten naar de voorbereidende bijeenkomst
  • reiskosten naar de opstapplaats
  • noodzakelijke telefoonkosten m.b.t. de reis (voor, tijdens en na de reis)

Ook mogen de reiskosten voor de infodag nieuwe begeleiders en de training voor coördinatoren altijd gedeclareerd worden. Voor de andere bijeenkomsten geldt dat de reiskosten van 1 bijeenkomst in de 4 jaar declarabel zijn (programma’s, materiaal en eventuele maaltijden en overnachting komen voor rekening van Dolfijn, zonder eigen bijdrage van de deelnemers!) 

Tijdens de reis zijn alle maaltijden, gezamenlijke consumpties, excursies, entrees, activiteiten, kortom alles wat je met de groep doet, voor rekening van Dolfijn. Deze kosten worden door de kasbeheerder betaald uit de middelen die het team meekrijgt van Dolfijn. Vanzelfsprekend zijn kosten voor persoonlijke uitgaven zoals souvenirs, privé-telefoonkosten, extra drankjes e.d. voor rekening jou zelf.

Verzekering
Dolfijn sluit voor alle reisbegeleiders op reis een reisverzekering af. Ook als je zelf een doorlopende reisverzekering hebt. Dit heeft te maken met het feit dat privé-reisverzekeringen vaak geen dekking bieden bij reizen voor (vrijwilligers)werk. De reisverzekering is een basis bagage- en ongevallenverzekering. Daarnaast heeft Dolfijn ook een Bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering. Meer informatie over de verzekeringen krijg je op de bijeenkomst nieuwe begeleiders en is na te lezen in het Handboek. Voor schades van reisbegeleiders gelden de voorwaarden en afwikkeling van de reisverzekeraar. Zo hanteert de verzekeringsmaatschappij bij schades aan bijv. bagage afschrijvingstabellen. Het geldend eigen risico wordt voor reisbegeleiders door Dolfijn gedekt.
Vragen? Bel of mail ons gerust, we beantwoorden ze graag!
Tot op een van onze bijeenkomsten!
Team Dolfijn Vakanties.